Organisation et management

L’une des spécificités de l’Agapei réside aujourd’hui dans son modèle organisationnel, caractérisé par une organisation intégrée et transversale, d'essence matricielle. La Direction Générale et le siège social doivent être envisagés non pas dans la spécificité des personnels séparés des établissements et services mais bien dans un continuum depuis le Directeur Général, en passant par les directeurs et leurs cadres jusqu’au salarié du site le plus éloigné.

A l’Agapei, l’organisation des processus et service de Direction / Gestion / Administration des services et établissements constitue en terme hiérarchique et fonctionnel un tout homogène et structuré avec le siège social. Ces personnels représentent 13,19 % de l’ensemble des personnels de l’Agapei.

Ainsi tous les salariés de l’Association  sont engagés dans un même processus dynamique et une culture partagée.

Cette synergie permet :

- d’harmoniser les outils, les process et les pratiques professionnelles

- d’améliorer les dipositifs d'accompagnement

- d'adopter une méthodologie commune de gestion de projet entre établissements

- de sécuriser la gestion et d'optimiser l'organisation  

- de mutualiser les moyens

Les acteurs de l’Agapei évoluent au sein d’une organisation intégrée et transversale organisée autour de pôles et structurée en Unité de Gestion .

Le siège social au travers  de la Direction Générale conduit la stratégie  déclinée à partir des orientations associatives et d’une analyse des éléments contextuels et organisationnels internes et externes. Au regard du contexte juridique, technique et financier, de du fonctionnement et de la maturité de l’Agapei, la stratégie qui a été définie s’inscrit dans une dynamique d’affirmation raisonnée et responsable de notre association consciente de ses atouts et de ses axes d’amélioration.

Les missions stratégiques, de management, d’harmonisation et de sécurisation des processus, de veille et de contrôle du siège social visent à :

- Harmoniser et Garantir  l’offre de service et la qualité du service rendu en développant des supports et des outils techniques communs et participer à une culture commune

- Favoriser la qualité de vie au travail

- Assurer une veille technique et règlementaire dans nos différents domaines d’action et rechercher d’autres formes d’intervention et de gestion pour répondre à nos enjeux techniques, juridiques et financiers

- Mettre en place un service de contrôle interne

- Optimiser la gestion patrimoniale

- Développer  une dynamique de réseaux territoriaux, inter-établissements, politiques et techniques

- Maintenir un rapport de confiance avec l’ensemble des acteurs  institutionnels, être reconnu comme expert et force de proposition

- Développer une culture d’entreprise et renforcer la notoriété de l’association

La Direction Générale

Les pôles fonctionnels inscrivent l’Agapei dans une technicité impérative au regard des injonctions règlementaires et juridiques et d’une gestion des risques  qui nécessite une approche professionnelle et spécialisée. Ces pôles fonctionnels, que sont la Direction des Ressources Humaines, la Direction Financière et le Secrétariat Général structurent les normes, contrôlent et organisent l’Association dans la mise en œuvre de procédures communes et sécurisent l’ensemble du dispositif.

• Ressources Humaines
• Gestion/Finances
• Secrétariat Général

Pôles techniques

Les pôles techniques représentent et opérationnalisent des processus de réflexion, d’harmonisation et de diffusion de bonnes pratiques, de retours d’expérience, de mutualisation  ou des projets qui concernent l’ensemble des Unités de Gestion.

Ils sont reliés à un Comité Scientifique et Technique et font l’objet d’une animation et d’une coordination fonctionnelles.

Notre Association regroupe 4 pôles :

Les Etablissements et Services  de l’Agapei sont regroupés au sein d’Unités de Gestion afin de structurer autour du Directeur d’Etablissements un pool de compétences fonctionnelles spécifiques (RH, gestion, paie, techniques). Les Unités de Gestion représentent le niveau opérationnel de l’association. Elles regroupent plusieurs établissements, initialement autonomes, qu’elles intègrent par les fonctions de gestion en mutualisant des compétences ou des moyens.

Chaque Unité de Gestion doit s’appuyer sur des cadres de référence : un responsable ressources humaines, comptable et administratif.

La structuration en Unité de Gestion offre à l’Agapei l'avantage de:

         - l’unité de direction

         - la mutualisation des moyens

         - l’augmentation des compétences autour du directeur

         - l’homogénéisation des pratiques au service du public accueilli

         - l’organisation par service, sous la compétence d’un RUIS –Responsable d’Unité d’Intervention Sociale

Les Unités de Gestion  de l'Agapei

• Unité de Gestion Fontenilles (31)
• Unité de Gestion Autan Val Fleuri (31)
• Unité de Gestion Saint-Orens (31)
• Unité de Gestion Mons/Balma (31)
• Unité de Gestion Flourens (31)
• Unité de Gestion Comminges (31)
• Unités de Gestion Domaine d'Espagnet / Ladevèze (32)
• Unités de Gestion Auch/Condom/Fleurance (32)
• Unité de Gestion Auch/Montréal du Gers (32)
• Unité de Gestion Cagnac les Mines (81)
• Unité de Gestion Albi/Gaillac (81)
• Unité de Gestion Florentin (81)
• Unbité de Gestion Chantecler (81)

Les Responsables d’Unité d'Intervention Sociale (RUIS)

Managers de proximité, ils pilotent l’action du projet d’Etablissement. Cadres, ils assurent le relai entre le directeur et leurs équipes,  assurent la diffusion des processus et de la démarche d'amélioration continue de la qualité mise en place au sein de l’Agapei.

Les directions territoriales qui aujourd’hui se confondent avec le périmètre d’un département,  garantissent sur un territoire le respect des standards de qualité définis par l’Association tout autant dans le domaine technique que dans le domaine administratif et managérial.

Elles assurent un contrôle de la conformité des procédures appliquées par les UG et établissements aux normes et référentiels de l’Association, ainsi que du niveau de performance dans la mise en œuvre des outils (qualité, constance et régularité).

Elles constituent l’interlocuteur privilégié et de proximité avec les ARS, les Conseils Départementaux et d’une manière générale avec l’ensemble des acteurs locaux.

Les deux directions territoriales de l’Agapei :

• Direction Territoriale Auch
• Direction Territoriale Albi

Cette fonction est assumée sur le département de la Haute Garonne par la Secrétaire Générale.